Lengkap Tentang Microsoft Access

Pengertian Microsoft Access

Microsoft Access adalah suatu program aplikasi basis data komputer relasional yang digunakan untuk merancang, membuat dan mengolah berbagai jenis data dengan kapasitas yang besar.

Fungsi Microsoft Access

untuk membuat program aplikasi persediaan barang
untuk membuat program aplikasi gaji pegawai
untuk membuat program aplikasi kehadiran

Sejarah

Microsoft merilis Microsoft Access 1.0 pada bulan November 1992 dan dilanjutkan dengan merilis versi 2.0 pada tahun 1993. Microsoft menentukan spesifikasi minimum untuk menjalankan Microsoft Access 2.0 adalah sebuah komputer dengan sistem operasi Microsoft Windows 3.0, RAM berkapasitas 4 megabyte (6 megabyte lebih disarankan) dan ruangan kosong hard disk yang dibutuhkan 8megabyte (14 megabyte lebih disarankan). Versi 2.0 dari Microsoft Access ini datang dengan tujuh buah disket floppy 3½ inci berukuran 1.44 megabyte.

Perangkat lunak tersebut bekerja dengan sangat baik pada sebuah basis data dengan banyak record tapi terdapat beberapa kasus di mana data mengalami kerusakan. Sebagai contoh, pada ukuran basis data melebihi 700 megabyte sering mengalami masalah seperti ini (pada saat itu, memang hard disk yang beredar masih berada di bawah 700 megabyte). Buku manual yang dibawanya memperingatkan bahwa beberapa kasus tersebut disebabkan oleh driver perangkat yang kuno atau konfigurasi yang tidak benar.

Nama kode (codename) yang digunakan oleh Access pertama kali adalah Cirrus yang dikembangkan sebelum Microsoft mengembangkan Microsoft Visual Basic, sementara mesin pembuat form antarmuka yang digunakannya dinamakan dengan Ruby. Bill Gates melihat purwarupa (prototype) tersebut dan memutuskan bahwa komponen bahasa pemrograman BASIC harus dikembangkan secara bersama-sama sebagai sebuah aplikasi terpisah tapi dapat diperluas. Proyek ini dinamakan dengan Thunder. Hal tersebut berakhir saat Microsoft merilis Visual Basic for Applications (VBA).

Kelebihan MS.Acces

Aplikasinya sangat mudah didapatkan ( walaupun bajakan )
Mudahnya memanipulasi tabel dan data
Mudahnya merelasi antar tabel
Dapat memberikan perintah SQL
Bida diintegrasikan dengan bahasa pemrograman, misalnya VB, Delphi, dll
Adanya fasilitas untuk security data
Dapat menyimpan data atau file dalam jumlah yang besar (jauh lebih besar dari Paradox).

Kekurangan MS.Acces

Adapun kekurangannya adalah aplikasi ini berbayar alias tidak gratis selain itu tidak begitu bagus jika diakses melalui jaringan maka bayak pengguna Microsoft Access menggunakan solusi system manajemen basis data yang bersifat klien / server.

Komponen Utama

1. Table.

Table adalah objek utama dalam database yang digunakan untuk menyimpan sekumpulan data sejenis dalam sebuah objek. Table terdiri atas :

Field Name : atribut dari sebuah table yang menempati bagian kolom.

Record : Isi dari field atau atribut yang saling berhubungan yang menempati bagian baris.

2. Query ( SQL / Structured Query Language ).

Query adalah bahasa untuk melakukan manipulasi terhadap database. Digunakan untuk menampilkan, mengubah, dan menganalisa sekumpulan data. Query dibedakan menjadi 2, yaitu :

DDL (Data Definition Language) : digunakan untuk membuat atau mendefinisikan obyek-obyek database seperti membuat tabel, relasi antar tabel dan sebagainya.

DML (Data Manipulation Language) : digunakan untuk manipulasi database, seperti : menambah, mengubah atau menghapus data serta mengambil informasi yang diperlukan dari database.

3. Form.

Form digunakan untuk mengontrol proses masukan data (input), menampilkan data (output), memeriksa dan memperbaharui data.

4. Report.

Form digunakan untuk menampilkan data yang sudah dirangkum dan mencetak data secara efektif.

5. Tipe Data.

Field - field dalam sebuah tabel harus ditentukan tipe datanya. Ada beberapa tipe data dalam Access, yaitu :

Text : digunakan untuk field alfanumeric (misal : nama, alamat, kode pos, telp), sekitar 255 karakter tiap field nya.

Memo : dapat menampung 64000 karakter untuk tiap field nya, tapi tidak bisa diurutkan/diindeks.

Number : digunakan untuk menyimpan data numeric yang akan digunakan untuk proses perhitungan matematis.

Date/Time.

Currency

Auto Number

Yes/No

OLE objek : digunakan untuk eksternal objek, seperti bitmap atau file suara.

Hyperlink.

Lookup Wizard : Jika menggunakan tipe data ini untuk sebuah field, maka bisa memilih sebuah nilai dari tabel lain atau dari sebuah daftar nilai yang ditampilkan dalam combo box.

6. Membuat Database (New Project) dengan Microsoft Access.

Langkah – langkah untuk membuka Microsoft Access dan membuat database :